План мероприятий по переезду учреждения в другое здание

План переезда в новый офис

План мероприятий по переезду учреждения в другое здание

Этап Подготовка

Задачи
Получить контакты
Нашего менеджера
Интернет провайдеров
Главного электрика
Главного итишника
Главного административного менеджера
План рассадки
Получить схему офиса
Определить помещения с рабочими местами
Определить места для кладовок
Определить митинг румы
Определить места общего пользования (туалет, кухня, столовая)
Определить место под серверную
Расставить в редакторе столы, стулья, кресла, шкафы, принтеры
Пронумеровать все столы, компьютеры, закрепить за сотрудниками
Распечатать план рассадки
Проверка состояние помещения
Проверить состояние нового офиса и составить перечень необходимых работ
Туалет
Проверить работает ли туалеты
Проверить подвод воды
Сушилка для рук
Заказать зеркало
Организационные работы
Оповестить работников компании о предстоящем переезде
Отправить сотрудникам карту с местом нахождения офиса
Прошить карты доступа сотрудников
Отправить сотрудникам план переезда
Компания перевозчик
Запросить КП у Перевозчик1
Запросить КП у Перевозчик2
Выбрать перевозчика
Согласовать переезд с представителями собственников «старого» офиса
Определить место погрузочных работ
Согласовать проезд на территорию бизнес центра
Согласовать переезд с представителями собственников нового офиса. Определить место разгрузочных работ
Назначить координатора, кто будет управлять процессом распределения разгруженных вещей в новом офисе
Назначить двух человек отдела технической поддержки на сборку и подключение компьютеров, телефонов
Назначить двух человек отдела АХЧ на сборку и установку вешалок, досок, столов
Узнать, есть ли грузовой лифт в новом БЦ
СКД
Создать клоны СКД карт
Отправить карты на программирование в БЦ
Раздать новые карты сотрудникам, забрать старые
Технические работы
Проверить скс, прозвонить сеть
Создание ТЗ по монтажу сети
Согласование ТЗ по монтажу сети
Определить место для коммутационного шкафа.
Соотнести все сетевые розетки с планом рассадки
Проверить сетевые гнезда
Определить места дополнительных сетевых розеток
Запланировать дополнительные сетевые розетки
Подготовка оборудования
Установить два СКД контроллера у входа в офис
Договора
Заключить договор с арендодателем
Заключить договор на уборку помещений
Заключить договор с двумя провайдерами Интернет (МТС, Билайн)
Закючить договор с компанией перевозчиком на перевозку и погрузку, разгрузку
Закючить договор с подрядчиками на проведение работ по СКС
Закючить договор на вендинг воды
Инвентаризация
Провести инвентаризацию мебели, наклеить номера
Провести инвентаризацию оборудования, компьютеры, принтеры, мфу, сканеры
ИТ
Подготовить запасные пилоты
Подготовить запасные компьютерные комплектующие на случай повреждения оборудования сотрудников
Оборудование под развертывание Wi Fi сети. Wifi роутер
Купить три точки доступа
Перераспределение коммутаторов
Настройка коммутаторов 3420
Замена коммутаторов 3852
Подготовка Серверa в новом БЦ
Подготовка логики сети в новом БЦ
Установить ESXi
Настроить datastor
Виртуализация
Подготовка pfSense в новом БЦ
Установка pfSense и настройка
Перенос DEV машин в новом БЦ
Развертывание контроллера домена в новом БЦ
Пуско наладочные работы. Подключение серверного оборудования
Подключение сервера
Подключение корпоративной АТС
Настроить Wifi, поставить необходимое количество точек доступа
Мебель
Стол руководителя
Кухня
Заказать кухонную мебель, сборку
Мебель для столовой (круглые столы, стулья)
Кофеварка
Микроволновка
Холодильник
Чайник
фильтр для воды
Столовые приборы (10 ложек столовых, чайных, вилок, нодей, тарелки, чашки)
Доска для резки
Сушилка для столовых приборов
Полотенце-держатели
Туалетная бумага
Расходные материалы
Упаковочные пленки
Ножницы
Пакеты
Скоч
Коробки для перевозки
Гардероб
Заказать зеркало
Купить вешалки большие — 2 шт.
Купить вешалки с плечами — 30 шт.
Заказать галошницу — в два ряда по 20 пар обуви
Конец первого этапа

Этап Переезд

Задачи
Предподготовка
Выдать каждому сотруднику индивидуальный номер
Договориться о дате перепрошивки всех СКУД карт доступа сотрудников
Выдать каждому сотруднику маркировочные материалы
Маркировка в офисе рабочих мест сотрудников, мебели общего пользования и оборудования общего пользования.
Выдать каждому сотруднику распечатанные номера, которые они будут клеить
Первый день
Отключение оборудования
Упаковка и маркировка оборудования
Упаковка и маркировка запасного оборудования (пилоты, клавиатуры, мышки)
Разборка, упаковка и маркировка мебели сотрудников
Разборка, упаковка и маркировка мебели общего пользования — шкафы, маркерные доски, пробковые доски, столы
Упаковка бытовой техники
Погрузка
Перемещение
Разгрузка и перемещение в офис в соответствующие места.
Распаковка мебели
Второй день
Расстановка столов, стульев по местам
Распаковка оборудования
Расстановка компьютеров
Подключение компьютеров
Подключение бытовой техники — кофеварка, микроволновка,…
Третий день
Расстановка шкафов общего пользования
Обустройство переговорных, кладовок
Установка проектора, подключение к компьютеру
Конец второго этапа

Этап Въезд

Задачи
Первый рабочий день
Встретить всех сотрудников, провести в офис
Конец второго этапа

Смета затра на переезд офиса

Офис

НаименованиеКол-воСтоимостьСтоимость итого
вешалки КР-160 — высота 1600 мм, ширина 1200 мм, глубина 515 мм22 081,00 ₽4 162,00 ₽
Изготовление и установка мебели — кухня, барная стойка195 450,00 ₽95 450,00 ₽
Ключница15 140,00 ₽5 140,00 ₽
Туалетная бумага111 000,00 ₽11 000,00 ₽
Тумбочки62 500,00 ₽15 000,00 ₽
Канцтовары19 000,00 ₽9 000,00 ₽
Вешалки, корзины,кресла139 000,00 ₽39 000,00 ₽
Аутсорсинг функции охраны туда14 500,00 ₽4 500,00 ₽
Столы84 800,00 ₽38 400,00 ₽
Стол угловой со встроенной тумбой111 600,00 ₽11 600,00 ₽
Итого:233 252,00 ₽

ИТ

НаименованиеКол-воСтоимостьСтоимость итогоПримечание
Договор на интернет с МТС117 700,00 ₽17 700,00 ₽50 Mbit
Договор на интернет с Билайн1— ₽
СКС194 000,00 ₽94 000,00 ₽
Итого:111 700,00 ₽

Вендинг

НаименованиеКол-воСтоимостьСтоимость итого
Автомат питьевой воды Экомастер WLHCS 2 FW154 400,00 ₽54 400,00 ₽
Колба в сборе CF10/05 1/2″11 850,00 ₽1 850,00 ₽
СчетчикводыСВ-15 Х,д/у1511 850,00 ₽1 850,00 ₽
Кулер114 660,00 ₽14 660,00 ₽
Итого:72 760,00 ₽

Перевозка

НаименованиеКол-воСтоимостьСтоимость итого
Короба для документов и личных вещей15055,00 ₽8 250,00 ₽
Короба для техники (5-ти слоеный картон)5090,00 ₽4 500,00 ₽
Воздушно-пузырчатая пленка12 400,00 ₽2 400,00 ₽
Стрейч-пленка (намотка 2,1 кг)8350,00 ₽2 800,00 ₽
Скотч1655,00 ₽880,00 ₽
Скотч малярный055,00 ₽— ₽
Стикеры для маркировки имущества200— ₽— ₽
Работы по подготовке41 900,00 ₽7 600,00 ₽
Работы по перевозке имущества123 165,00 ₽37 980,00 ₽
Работы по окончательной сборке и расстановке имущества41 900,00 ₽7 600,00 ₽
Автотранспорт27 000,00 ₽14 000,00 ₽
Итого:86 010,00 ₽

Кухня

НаименованиеКол-воХарактеристикаСтоимость за 1шт.Итоговая стоимость
Микроволновая печь2шт.Внутренний объем…..21 л4 390,00 р.8 780,00 р.
Холодильник1шт.Indesit SB 167 — 60x67x167 см14 940,00 р.14 940,00 р.
Стул11шт.СВЕН-БЕРТИЛЬСтул, береза, Брур-Инге хромированный. Ширина: 52 смГлубина: 50 см3 399,00 р.37 389,00 р.
Стул барный5шт.ФРАНКЛИНСтул барный, складной, березовый шпон, серебристый Размеры товараПротестировано для: 110 кг2 699,00 р.13 495,00 р.
Сервиз2шт.ФЭРГРИКСервиз,18 предметов, зеленый, фаянс1 699,00 р.3 398,00 р.
Столовые приборы2шт.ДРАГОНСтоловый набор,24 предмета, нержавеющ сталь1 499,00 р.2 998,00 р.
Стол2шт.ЛЕРХАМНСтол, светлая морилка антик, белая морилка. Размеры товара:4 999,00 р.9 998,00 р.
Кружка20шт.ФЭРГРИККружка, каменная керамика зеленый Размеры товараВысота: 11 см69,00 р.1 380,00 р.
Чайник1шт.Polaris PWK 1864 CA серый Тип…..чайник1 470,00 р.1 470,00 р.
Смеситель2шт.ЛАГАНСмеситель кухонный,1 рычаг, хромированный1 799,00 р.3 598,00 р.
Сушилка для столовых приборов2шт.ОРДНИНГСушилка для кух принадлежн, нержавеющ сталь.299,00 р.598,00 р.
Разделочая доска2шт.ЛЕГИТИМДоска разделочная, белый199,00 р.398,00 р.
Кофемашина1шт.Компактная кофемашина Philips серии 200019 989,00 р.19 989,00 р.
Изготовление и монтаж кухни, согласно макету1шт.45 000,00 р.45 000,00 р.
Барная стойка1шт,30 000,00 р.30 000,00 р.
Итого:193 431,00 р.

Итого

Тип затратСтоимость
Кухня193 431,00 р.
Офис233 252,00 р.
ИТ111 700,00 р.
Вендинг72 760,00 р.
Перевозка86 010,00 р.
Итого697 153,00 р.

Источник: http://pm-notes.ru/office_relocation/

Как правильно спланировать и организовать переезд офиса в другое помещение

План мероприятий по переезду учреждения в другое здание

Это трудный процесс, во время которого могут возникать определенные проблемы. Поэтому, как вариант, стоит заказать офисный переезд http://pereezd-voronezh.ru/services/office/ у профессионалов.

Например, зачастую не уделяется должное внимание упаковке и сортировке вещей. На фоне этого, уже в новом помещении, возникают проблемы с поиском необходимых предметов.

Избежать этого можно просто правильно прибегая к сортировке и упаковке всех принадлежностей.

В данной статье мы поговорим об офисном переезде и о том, как правильно его организовать.

План переезда офиса (образец)

Мы решили составить список пунктов и на его основе рассказать о наиболее встречаемых трудностях.

  • До начала начальнику необходимо выдать «Приказ о переезде организации в другое помещение». В нем можно обязать всех сотрудников подготовится. Свои личные вещи сотрудники могут упаковывать в канцелярские офисные коробки для бумаги. Это удобная тара, которая ничего не стоит. Коробки с личными вещами можно подписать именем их владельца, что сделает их идентификацию более простой.
  • Для сортировки и упаковки техники и ее частей лучше выделить сотрудников, которые в ней разбираются. Их задача это грамотная сортировка проводов и частей компьютеров. Их нужно правильно упаковать и пометить, написав имя владельца. Провода от каждого компьютера упаковываются отдельно и ни в коем случае не смешиваются. Для упаковки можно использовать родные (поставляемые при покупке) коробки или же приобретенные, соответствующего размера.
  • Также отдельно должна происходить сортировка и упаковка документации. Ее можно разделить на разделы (например, бухгалтерия, договоры с поставщиками и т.д.), которые помогут быстрее идентифицировать документацию при распаковке. Все документы могут быть упакованы в папки, а те в свою очередь в канцелярские коробки. Само собой все должно быть помечено.
  • Если при переезде будет перевозиться мебель, то ее также нужно соответственно упаковать. Сделать это можно с помощью полиэтиленовой слюды, которая убережет мебель от царапин. Ее также нужно поддать маркировке, которая ускорит идентификацию.
  • Все вещи в офисе (без исключения) должны быть упакованы за один день до назначенной даты. Это исключит какие-либо потери и не вызовет форс-мажорных ситуаций.
  • Для перевозки мебели лучше использовать отдельное автомобильное средство. Во время перевозки могут произойти разные вещи. К примеру, неудачно упакованный стол во время перевозки может упасть на компьютер. Чтобы такого не случилось, об этом нужно подумать заранее.
  • После перевозки все вещи распаковываются, расставляются и т.д. Само собой распаковка начинается с мебели.

Меры безопасности

Меры безопасности при переезде в офисе также необходимо соблюдать. Для загрузки и разгрузки лучше отдельно грузчиков. Также можно использовать стяжные ремни, которые в грузовике закрепят мебель и уменьшат вероятность ее опрокидывания.

Переезд при помощи мувинговой компании

Мувинговые компании предоставляют услуги по организации процесса перевозки во время переезда. На них возлагается обязательство по упаковке, перевозке и распаковке вещей. Очень важно предоставлять мувинговой компании всю необходимую информацию, так как именно на основе нее менеджер определяет количество необходимых грузчиков и транспортных средств.

Обо всех вещах, которые будут перевозиться, нужно предоставить как можно более раскрытую информацию. Не лишним будет указать размеры и количество. Также можно указать количество коробок с личными вещами работников.

На стоимость услуг мувинговой компании влияет также этаж, с которого и на который будет производиться перевозка. Чем они выше, тем дороже обойдется переезд.

Зачастую мувинговые компании сами предоставляют услуги упаковки и распаковки вещей. Если же данная услуга не предоставляется, то можно обратиться к конкретным компаниям, которые этим занимаются. Они разберут габаритную мебель и упакуют ее. Само собой по приезду в новый офис, эта же компания осуществит распаковку и сборку мебели.

О чем важно помнить при переезде

  • Для упаковки мебели лучше использовать качественные материалы, которые уберегут ее от механических повреждений во время перевозки.
  • Для упаковки техники лучше использовать родные коробки, которые имеют соответствующие фиксационные формочки с пенопласта.
  • Не нужно использовать для погрузки труд своих работников. Лучше нанять профессиональных грузчиков, которые знают толк в переносе и погрузке мебели и других вещей.
  • Упаковку документации лучше поручить работникам. Они лучше ориентируются во всем этом и понимают, что с чем должно упаковываться. При использовании услуг компании по упаковке, существует немалая вероятность потери тех или иных документов, что связано с некомпетентностью упаковщиков.
  • Для упаковки можно приобрести специальные коробки. Лучше не использовать их большие варианты, так как после полного заполнения, они становятся неподъемными.
  • Растяжные ремни не дадут мебели скользить внутри транспортного средства во время поездки. Также они позволят избежать опрокидываний.
  • Распаковку лучше начинать с мебели. Далее можно распаковать технику и документацию. И только потом личные вещи работников.

Письмо о переезде офиса

Зачастую в больших компаниях работает широкий штат сотрудников, многие из которых появляются в офисе довольно редко (например, работники на дому или курьеры). Таких работников нужно осведомить. Сделать это нужно заранее, так как не исключено, что их вещи могут потеряться в процессе.

Для осведомления можно использовать письмо о переезде офиса. В нем нужно указать точную дату и место расположения нового помещения.

Итоги

Переезд из одного офиса в другой — это довольно тяжелый процесс, так как занимает немало времени. Больше всего времени уходит на упаковку вещей. Именно поэтому очень важно заранее сообщить сотрудникам о предстоящем. Это даст возможность им подготовиться.

Можно осуществить либо своими силами, либо обратиться к специализированным компаниям. Первый вариант неплох в плане затрат, так как мувинговые компании, удовольствие не из самых дешевых.

Упаковку вещей могут выполнить сами сотрудники, а для погрузки можно нанять отдельных грузчиков.

Само собой для перевозки, транспорт также можно нанять или использовать рабочие грузовики (если они конечно есть).

Мувинговые компании являются неплохим вариантом. Они выполнят весь объем работ по перевозке за определенную плату. Само собой это значительно дороже, нежели самостоятельная перевозка, но более надежно.

Прибегать к услугам мувинговой компании рекомендуется тогда, когда нужно осуществить перевозку большого количества мебели. Работники компании разбирают габаритную мебель для упрощения транспортировки.

Сам собой мувинговой компании лучше не поручать упаковку документации, так как велик шанс потерь или путаницы. Они могут возникнуть из-за низкой осведомленности упаковщиков о важности тех или иных документов.

Например, упаковку бухгалтерской документации лучше поручить бухгалтерам. Они в этом разбираются и могут с легкостью осуществить сортировку и упаковку.

При соблюдении всех приведенных в статье рекомендаций, процесс переезда пройдет очень легко и гладко.

Источник: https://ArhNet.info/news/full-story-8618

Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство

План мероприятий по переезду учреждения в другое здание

Designic > Блог > Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство

Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было. 

Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.

Рассказываем, как организовать переезд компании в новый офис и ничего не упустить.

Шаг 1: выбрать подходящее помещение

Для этого нужно проанализировать текущий офис и понять: 

  • что в нем нравится, а что — нет;
  • каких зон не хватает;
  • что хочется изменить в интерьере.

Несколько советов: 

  1. Продумайте планировку офисного пространства до мелочей прежде, чем начнете присматривать помещение, чтобы не теряться и не затягивать процесс. Можно рассчитать необходимую площадь самостоятельно, используя калькулятор, но лучше воспользоваться услугами брокеров, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора (это бесплатно).
  2. Чтобы минимизировать затраты на дизайн и ремонт офиса, тщательно изучите конфигурацию и планировку помещения: если в нём много перегородок, несущих стен и колонн, сложно будет ремонтировать и перестраивать.
  3. Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:

    -Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.

    -Удобно ли добираться общественным транспортом.Если новый офис будет неудачно расположен, предупредите об этом команду и озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.

    -Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.

    -Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет). 

  4. Если планируете заказать дизайн и ремонт офиса под ключ, пригласите представителей студии с техническим специалистом уже на этапе выбора помещения. Они помогут выбрать помещение подходящей планировки, оценят проект, а также сделают Test Fit — пробную рассадку сотрудников, которая поможет понять, удастся ли разместить все отделы, как впишется в новый офис мебель и техника. Если пропустить этот пункт, то некоторые вещи могут оказаться лишними или вовсе будут мешать сотрудникам во время работы. А это — дополнительные временные и финансовые потери.

Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлению сметы и оценке сроков.

Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании

Первым делом рекомендуем назначить ответственного (из числа сотрудников или внешнего специалиста), который будет следить за процессом переезда: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.

Составляем план переезда в новый офис

Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель. 

Ускорить процесс можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.

На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила для ввоза/вывоза грузов и ведения работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам) — это замедляет процесс.

Важно зафиксировать в плане необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки переезда. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.

Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса.

Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок.

Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.

Составляем смету переезда офиса

Это нужно, чтобы в процессе придерживаться бюджета и не тратить деньги зря. 

Самая большая статья расходов — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения. 

На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер. 

Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.

Шаг 3: подготовить новый офис к переезду

  1. Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить места между ними, понять, чего не хватает, а также быстро расположить вещи в новом офисе после переезда. Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры, иначе может получиться, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два.

     

  2. Проверить мебель и технику: всё ли целое и исправно работает. То, что планируете увозить с собой, стоит подписать, чтобы после переезда сотрудники могли быстро найти свои вещи.
  3. Уточнить у арендодателя условия подключения коммуникаций: количество телефонных линий, скорость интернета. Всё это нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда.

  4. Уточнить параметры обоих офисных помещений, влияющие на процесс переезда:  пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д. 
  5. За несколько недель до дня переезда предупредить администрацию бизнес-центра, проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем.

    Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.

  6. Сообщить клиентам о том, что вы меняете локацию. Можно сделать е-мейл рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти.

     

  7. Заказать пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества.

Шаг 4: переехать и обустроить новый офис

Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи. 

Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд. 

Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.

За несколько дней до переезда нужно составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет быстрее «обжиться» на новом месте.

Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.

Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна. 

Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить весь офис в коворкинг. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.

Заключение

Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.

Переживания можно свести к минимуму, если грамотно всё спланировать:

  • назначить ответственного;
  • заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
  • закрыть долги перед прежним арендодателем;
  • составить смету и оценить сроки переезда;
  • подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
  • найти мувинговую компанию;
  • дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду. 

Такие простые действия помогут компании избежать авральных ситуаций.

Источник: https://designic.com/blog/kak-oblegchit-sebe-i-sotrudnikam-pereezd-v-novyy-ofis-poshagovoe-rukovodstvo/

Организация переезда офиса

План мероприятий по переезду учреждения в другое здание

30.09.2015

Хороший офис – настоящий «второй дом» для его сотрудников. И за время пребывания в этом доме каждый работник обзаводится множеством вещей. Среди них есть как важные бумаги, оргтехника и канцелярия, так и милые сердцу мелочи, сувениры и прочие нужные вещицы.

А как быть, когда предстоит смена офиса? Как быстро и аккуратно перевезти все необходимое, ничего не потеряв и не испортив? Есть целая система правильной организации переезда с несложными правилами, соблюдая которые можно сменить офис без проблем и без потерь.

Но можно обойтись и без этих ухищрений – достаточно лишь заказать офисный переезд под ключ в компании «Деликатный переезд».

Все хлопоты и хитрости, связанные с переездом в новый офис, возьмут на себя профессионалы, а вам не придется отрываться от работы и беспокоиться о сохранности своих вещей. 

Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:

  • принятие решения о переезде;
  • выбор подрядчика;
  • подготовка к переезду;
  • переезд и обустройство.

Переезжать или не переезжать… Принимаем решение

Если такая идея возникла, то необходимо определиться, насколько целесообразно переезжать, какие предстоят расходы и насколько велики будут выгоды от переезда. В случае положительного решения необходимо начать планировать свои расходы и ориентировочные сроки переезда.

В зависимости от масштабов компании планирование может начаться за 3 месяца, а может и за несколько лет до предполагаемого переезда. На данном этапе опасным моментом может являться некорректная оценка предварительного бюджета переезда. Чтобы этот риск минимизировать, уделите внимание двум моментам: кому звонить и что спрашивать.

Сразу очертите круг требований, которым должна отвечать компания-подрядчик. Опыт работы, отзывы и рекомендации, спектр оказываемых услуг, есть ли служба контроля качества, как говорится, важна каждая мелочь. Определите, какие работы потребуется выполнить.

Чьими силами осуществлять упаковку вещей и мебели, нужно ли только перевезти вещи, кто будет разбирать, собирать и расставлять мебель на новом месте, потребуется ли навеска полок, а может быть необходим весь этот объем работ? Подыскивайте компании, которые смогут удовлетворить все ваши запросы.

Часто при формировании бюджета на переезд исходят из данных, полученных в результате обзвона нескольких компаний. Специалист, ответивший на ваш звонок, не видит всей картины, поэтому может озвучить цифры весьма приблизительные.

  1. Действительный объем перевозимого имущества. Важно вспомнить все: количество стульев и кресел, размеры столов, сколько полок в каждом из шкафов, надо ли разбирать мебель или же часть мебели можно перевезти в собранном виде.
  2. Необходимые сроки, в которые должен быть осуществлен переезд. Возможно, вам важно переехать за выходные, чтобы в понедельник все сотрудники могли выйти на свои рабочие места. В свою очередь у компаний-подрядчиков может быть наценка на работу в выходные дни, это стоит учитывать.
  3. Есть ли оборудование или мебель, требующие особого внимания при переезде. Например, дорогостоящая мебель из кабинета директора, или особо тяжелый сейф. Все это потребует дополнительных ресурсов и соответствующей квалификации сотрудников мувинговой компании.
  4. Обозначить особенности помещений, как при выезде, так и въезде: с какого на какой этаж планируется переезд, какие есть лифты, лестницы.

Разумеется, даже такое дело как обзвон не стоит поручать секретарю, который не владеет полным объемом информации. Такие нюансы знает только специалист, обеспечивающий бесперебойную хозяйственную деятельность офиса. Ограничиваться телефонными переговорами не стоит. Лучше всего проведите несколько встреч-консультаций, по результатам которых специалисты мувинговых компаний вышлют вам подробные коммерческие предложения с учетом ваших пожеланий. К тому же по оформлению и содержанию коммерческого предложения вы сможете оценить профессионализм каждой из компаний. Чем более полную информацию потенциальный подрядчик вам предоставит, тем лучше. Пусть это будет не только предполагаемая стоимость переезда, но и график, план переезда, расчет количества ресурсов, образец документации. Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на встречи и получение коммерческих предложений от мувинговых компаний, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания. На втором этапе происходит выбор мувинговой компании: подготовка тендерной документации, проведение тендера, определение условий переезда, заключение договора. Какие подводные камни встречаются на данном этапе:

  1. выбор подрядчика, не обладающего необходимыми для реализации проекта ресурсами;
  2. подписание договора, не содержащего принципиально важные положения (ответственность исполнителя за сохранность имущества компании и третьих лиц, соблюдение сроков переезда, информация об итоговой стоимости переезда).

При выборе мувинговой компании, во-первых, принципиально важно убедиться в том, что у компании есть все необходимые для организации вашего переезда ресурсы, и что эти ресурсы нужного вам качества. Запросите информацию о состоянии грузового транспорта для переездов, количестве профессиональных грузчиков, работающих в штате, какие инструменты и упаковку используют при работе. 

Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации подобных проектов на постоянной основе, а не эпизодически. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших и недорогих квартирных переездов. Учтите эти нюансы при формировании требований к мувинговой компании

В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. Не сомневайтесь, как сотрудники относятся к переговорам, таким же образом они отнесутся и к вашему переезду. Если при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников. В чем может быть подвох? Стоимость будет складываться из следующих составляющих: работа специалистов, количество упаковочных материалов и аренда автомобиля. Сравните тарифы по каждому из этих пунктов. Вполне возможно, что у компании не хватает опыта в планировании крупных переездов, и специалист не в силах адекватно оценить объем работ и количество времени. Уточните у представителя компании, все ли работы включены в КП, например, по обустройству нового офиса. Также есть опасность, что цены сильно занижены, чтобы заполучить ваш заказ любой ценой. Большой вопрос, как потом такая компания будет выполнять свои обязательства. Крайне желательно наличие у мувинговой компании полиса страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. В случае повреждения, например, отделки помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра. После того как вы выбрали мувинговую компанию, с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы уже четко представляете условия проведения переезда: перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр. Все это нужно обязательно зафиксировать в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксирован график переезда, точные сроки его начала и окончания (или же процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков.

После подписания договора можно назначать ответственных за подготовку к переезду.

Итак, мувинговая компания выбранa ;). Теперь успех мероприятия на 90% зависит от того насколько тщательно вы подготовились. Чем больше внимания вы уделите этапу подготовки, тем ниже вероятность, что переезд станет дольше и дороже (это две главные опасности в процессе переезда). Предупредите всех сотрудников о дате переезда, кто ответственный за переезд, к кому можно обращаться с вопросами, номера кабинетов в новом офисе для каждого из отделов, к какому сроку и каким образом каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место. Будет полезно сделать внутри компании электронную рассылку с этой информацией.
Во-первых, план расстановки мебели в новом офисе. Случается, на плане все выглядит хорошо, а на деле, в новом офисе мебель не вписывается в пространство. Бывали случаи, когда компания была вынуждена покупать новую мебель подходящих размеров. Во-вторых, нужно выяснить у администраций бизнес-центров (по обоим адресам) возможности и сроки пользования лифтом. Вся эта информация потребуется мувинговой компании для разработки графика переезда. В-третьих, очень важно, чтобы к моменту начала переезда все рабочие места были максимально подготовлены. Все личные вещи сотрудников должны быть упакованы, а упаковки подписаны соответствующим образом; мебель и оргтехника промаркированы. Хотим дать несколько полезных рекомендаций по упаковке личных вещей. Для упаковки удобнее купить картонные коробки для переезда с доставкой (например, 40*30*30 см). Такие короба подойдут для упаковки документации и канцелярских принадлежностей, они достаточно удобны для переноски. Если вы будете использовать короба большего размера, то не заполняйте их полностью, иначе они станут неподъемными, к тому же есть риск, что картон не выдержит нагрузки, и дно короба порвется в самый неожиданный момент. Все коробки нужно подписать крупными буквами на верхней и боковой части. Если это что-то особо ценное или хрупкое, то это надо написать на коробке в первую очередь. Мебель тоже необходимо промаркировать. Для этого на все элементы мебели нужно наклеить кусочки малярного скотча и подробно подписать. Привычные офисные стикеры не подойдут для этой цели, потому что могут отклеиться во время погрузки и перевозки. Все необходимые упаковочные материалы для переезда с заблаговременной доставкой вы можете заказать у подрядчика.  Попросите мувинговую компанию заранее подготовить списки сотрудников и номера машин, которые будут работать во время переезда. Передайте списки в собственную службу безопасности для проверки (если она у вас есть), а также в службу охраны бизнес-центра(ов). Убедитесь, что все в порядке. Это позволит избежать простоя во время переезда в связи с недопуском сотрудников компании-перевозчика на территорию бизнес-центра. Убедитесь, что в день переезда автомобили компании-перевозчика смогут подъехать ко входу в бизнес-центр. При необходимости заранее забронируйте место на парковке. Не стоит обходить стороной один щекотливый момент. Убедитесь, что у вашей компании нет задолженности перед арендодателем. Вас об этом могут не предупредить, но в ответственный момент транспорт мувинговой компании могут не впустить на территорию бизнес-центра, либо, наоборот, не выпустить полностью загруженные машины. Постоянно контактируйте с представителем мувинговой компании. Совместно проводите подготовительные работы, корректируйте первоначальные планы. Это поможет осуществить переезд максимально эффективно и быстро.

Для вашего удобства мы подготовили образец – это ориентировочный план переезда, точнее список необходимых дел для его подготовки и проведения.

Если подготовка прошла в полном объеме, то теперь остается только загрузить автомобили и ехать обживать пространство нового офиса. Назначьте как минимум двух ответственных сотрудников компании, по одному дежурному на каждый офис (прежний и будущий). Каждому из дежурных должны быть известны контакты ответственных сотрудников мувинговой компании, которые осуществляют ваш переезд. Снабдите сотрудников распечатанными планами расстановки мебели в новом офисе. Повесьте увеличенные схемы при входе в новый офис — это значительно ускорит процесс переезда. Чтобы на месте переезда в новом офисе не возникла «куча мала», не допускайте в одно помещение разных подрядчиков (мувинговая компания, айтишники, клиниг, хозслужба). Во-первых, они будут друг другу мешать, во-вторых, возрастает риск пропажи или повреждения имущества. Потом выяснить, кто виноват, будет весьма проблематично. Организуйте в новом офисе «комнату находок». В нее можно поставить коробки или вещи, которые неразборчиво или некорректно подписаны и не удалось определить их принадлежность. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе. Итак, переезд практически закончен, осталось только обустроиться на новом месте. Сотрудники ответственной мувинговой компании не только уберут весь мусор, оставшийся после переезда, но и не поленятся приехать к вам на следующий день. Как показывает опыт, именно тогда сотрудники начинают обживать пространство и передвигать мебель на свой вкус. Помощь сотрудников мувинговой компании будет очень кстати.

Теперь можно вздохнуть с облегчением. Новый вид из окна радует глаз. Сотрудники расставили свои кактусы, развесили календари, разложили по ящикам карандаши и игрушки-антистрессы, и готовы к новым трудовым подвигам. В добрый путь!

Источник: https://www.pereezd.ru/blog/organizaciya-pereezda-ofisa/

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: